1.

Jednostka kontrolująca

Urząd Kontroli Skarbowej w Białymstoku

Temat kontroli

Prawidłowość klasyfikacji podatku od towarów i usług do kosztów kwalifikowalnych w Programie SAPARD

Data przeprowadzenia kontroli

Termin zakończenia kontroli do 10.02.2005 r.

Ocena sformowana w wyniku kontroli

Brak oceny. Ustalenia końcowe, wnioski: zarówno Gmina Knyszyn jak i Urząd Miejski w Knyszynie nie mieli możliwości odzyskania podatku od towaru i usług wykazanego w fakturach VAT dotyczących wykonania przedmiotowej inwestycji, a tym samym podatek ten stanowi koszt kwalifikowany inwestycji. Faktury VAT z tytułu realizacji inwestycji winny być wystawione na beneficjenta pomocy – Gminę Knyszyn.

Zalecenia pokontrolne

Nie wydano

Sposób wykonania zaleceń

-------

2.

Jednostka kontrolująca

Urząd Kontroli Skarbowej w Białymstoku

Temat kontroli

Prawidłowość klasyfikacji podatku od towarów i usług do kosztów kwalifikowanych w programie SAPARD

Data przeprowadzenia kontroli

04-09.02.3005r.

Ocena sformowana w wyniku kontroli

Z tytułu zrealizowanej inwestycji Beneficjent nie uzyskał przychodów (nieodpłatnie przekazał dla zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Knyszynie – protokół z kontroli dokumentów w ZGKiM stanowi załącznik 16 do protokołu). W związku z powyższym stanem faktycznym i prawnym Beneficjent nie mógł odliczyć podatku VAT w kwocie 22 101,50 zł od podatku należnego. Powyższy podatek VAT stanowił więc koszt kwalifikowany w ramach Programu SAPARD.

Zalecenia pokontrolne

Nie wydano

Sposób wykonania zaleceń

----

3.

Jednostka kontrolująca

Podlaski Urząd Wojewódzki

Temat kontroli

Załatwianie skarg i wniosków obywateli oraz udostępnianie informacji publicznej

Data przeprowadzenia kontroli

8-10.02.2005r.

Ocena sformowana w wyniku kontroli

Brak oceny

Zalecenia pokontrolne

Ustalenia kontroli:

Rada Miejska nie ustaliła terminów przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków, należących do jej kompetencji w myśl postanowień art. 253 KPA. Nie wyznaczono dnia tygodnia, w którym burmistrz (lub jego zastępca) przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków po godzinach pracy, czym naruszono postanowienia art. 253 §3 KPA. W siedzibie Urzędu nie umieszczono informacji wskazującej komórkę organizacyjną lub pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski, zgodnie z postanowieniami § 3 ust.2 roz. RM z dnia 08.01.2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. W dwóch przypadkach skargi należące do kompetencji Rady miejskiej zostały rozpatrzone i załatwione przez niewłaściwy organ, naruszając w ten sposób postanowienia art. 229 pkt 3 KPA. O sposobie załatwienia 2 spraw, nie powiadomiono skarżących na piśmie naruszając postanowienia art. 237 §3 w związku z art. 238 §1 KPA. Pomimo przekroczenia ustawowego terminu na załatwienie skargi, określonego w art. 237 §1 KPA, w 3 przypadkach nie dopełniono obowiązku wynikającego z art. 36 KPA i nie poinformowano skarżących o przyczynie zwłoki i nowym terminie załatwienia sprawy. Przy załatwianiu 2 skarg nie rozpatrzono wszystkich zawartych w nich zarzutów, czym naruszono postanowienia §21 ust.2 regulaminu organizacyjnego Urzędu. W piśmie informującym o odmownym załatwieniu skargi nie zamieszczono uzasadnienia wymaganego przepisem art. 238 §1 KPA. W Biuletynie Informacji publicznej (BIP) nie zamieszczono niektórych danych wskazanych w art. 6 ust.1 pkt 1b, 2f, 3d, 4a i 5h ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej, tj statutów sołectw, protokołów kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostkach organizacyjnych gminy i wystąpień pokontrolnych, projektów aktów prawa miejscowego, sposobu przyjmowania i załatwiania spraw przez niektóre komórki organizacyjne Urzędu, wielkości ciężarów publicznych i majątku gminnych jednostek organizacyjnych. Postanowienia zawarte w §1 ust.6 i §2 zarządzenia Nr 65/03 Burmistrza Knyszyna z dnia 29 grudnia 2003 r. w sprawie wysokości opłat pobieranych za udzielenie informacji publicznej w postaci papierowej i na nośnikach elektronicznych, były niezgodne z przepisami art. 15 ustawy o dostępie do informacji publicznej. W Statucie Gminy Knyszyn nie ustalono zasad dostępu do innych niż protokoły dokumentów zawierających wiedzę o sprawach publicznych, wbrew postanowieniom art. 11b ustawy o samorządzie gminnym. W siedzibie Urzędu nie wywieszono ogłoszenia, o którym mowa w § 6 ust 2 Statutu, wskazującego terminy udzielania prze burmistrza i sekretarza informacji o działaniach organów gminy. O zwołanych sesjach powiadamiano mieszkańców gminy poprzez ogłoszenia wywieszane na tablicach informacyjnych w siedzibie Urzędu, zamiast poprzez rozplakatowanie obwieszczeń w miejscach publicznych na terenie całej gminy, jak przewiduje §6 ust. 3 Statutu i §7 ust. 5 regulaminu Rady Miejskiej, stanowiącego załącznik Nr 3 do Statutu.

Sposób wykonania zaleceń

 Przeprowadzono instruktaż dla Przewodniczącego Rady Miejskiej na temat organizacji wewnętrznej, zasad, kompetencji, procedur oraz trybu pracy organów gminy. Uchwalono zmianę Statutu Gminy Knyszyn, wywieszono tablice informujące o miejscu i terminach przyjmowania skarg i wniosków. Uzupełniono brakujące informacje w BIP, zmieniono zarządzenie w sprawie wysokości opłat pobieranych za udzielenie informacji publicznej w postaci papierowej  i na nośnikach elektronicznych, wywieszono brakujące ogłoszenia a informacje o posiedzeniach Rady Miejskiej i Komisjach Rady są obwieszczane zgodnie ze statutem.

4.

Jednostka kontrolująca

Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Białymstoku

Temat kontroli

Gminna Oczyszczalnia ścieków oraz ujęcie wody eksploatowane przez ZGKiM w Knyszynie

Data przeprowadzenia kontroli

12.05.2005

Ocena sformowana w wyniku kontroli

Brak oceny

Zalecenia pokontrolne

Nie wydano

Sposób wykonania zaleceń

------

5.

Jednostka kontrolująca

Archiwum Państwowe w Białymstoku

Temat kontroli

Kontrola archiwum zakładowego

Data przeprowadzenia kontroli

15.07.2005

Ocena sformowana w wyniku kontroli

Brak oceny

Zalecenia pokontrolne

Nie wydano

Sposób wykonania zaleceń

---

6.

Jednostka kontrolująca

Podlaski Urząd Wojewódzki

Temat kontroli

Kontrola magazynu sprzętu Obrony Cywilnej

Data przeprowadzenia kontroli

29.09.2005

Ocena sformowana w wyniku kontroli

Gospodarowanie sprzętem jest prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Zalecenia pokontrolne

Nie wydano

Sposób wykonania zaleceń

---

7.

Jednostka kontrolująca

Podlaski Urząd Marszałkowski

Temat kontroli

Kontrola na zakończenie realizacji projektu NR Z/2.20/II/2.2./14/04  „Wsparcie edukacji uczniów LO w Knyszynie”.

Data przeprowadzenia kontroli

28.12.2005

Ocena sformowana w wyniku kontroli

Środki z EFS zostały wykorzystane prawidłowo

Zalecenia pokontrolne

Nie wydano

Sposób wykonania zaleceń

---

8.

Jednostka kontrolująca

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Temat kontroli

Kompleksowa kontrola gospodarki finansowej gminy za okres 2004r. w Urzędzie Miejskim w Knyszynie

Data przeprowadzenia kontroli

Październik 2005

Ocena sformowana w wyniku kontroli

Stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli. Stwierdzone uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym dotyczących pobierania podatków i opłat lokalnych, a także nieprzestrzegania uregulowań wewnętrznych.

Zalecenia pokontrolne

Podjęcie stosownych działań w celu spowodowania terminowego regulowania zobowiązań przez ZGKiM. Wykonywanie obowiązku corocznej kontroli nadzorowanego SP ZOZ w Knyszynie, nałożonego przepisami prawa. Uzupełnienie regulacji wew. Składających się na procedury wew. Kontroli finansowej ( w tym zakresów czynności pracowników) o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli. Zapewnienie przestrzegania ustalonych procedur kontroli w zakresie zlecania podróży służbowych oraz rozliczania ich kosztów. Realizację przez kierowników jednostek obsługiwanych przez urząd spoczywających na nich obowiązków w zakresie sporządzania planów finansowych, sprawozdań z ich wykonania oraz ogólnej odpowiedzialności za gospodarkę finansową kierowanych przez nich jednostek. Zobowiązanie Skarbnika do oznaczania dowodów księgowych w sposób zapewniający jednoznaczne powiązanie ich z zapisami w księgach rachunkowych oraz stwierdzenie ich kompletności. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie opodatkowania podatkami lokalnymi z uwzględnieniem sytuacji opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, których źródłem są zaniechania w stosowaniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających. Podejmowanie pełnych, systematycznych i terminowych działań mających na celu windykację zaległości podatkowych, w trybie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, na zasadach określonych w przepisach wykonawczych. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej. Wydawanie decyzji podatkowych, każdorazowo po przeprowadzeniu postępowania podatkowego na zasadach wynikających z treści działu IV Ordynacji podatkowej, zawierających wszystkie elementy tej ustawy. Prowadzenie ewidencji księgowej podatków i opłat zgodnie z obowiązującymi przepisami .

Sposób wykonania zaleceń

Podjęto działania mające na celu terminowe regulowanie zobowiązań przez ZGKiM. Poinformowano o terminie planowanej kontroli SP ZOZ w Knyszynie. Zobowiązano Skarbnika Gminy do działań mających na celu uzupełnienie regulacji wewnętrznych  (procedura wewnętrznej kontroli finansowej) oraz Sekretarza Gminy do uzupełnienia zakresów czynności. Przeprowadzono instruktaż oraz zobowiązano pracowników do przestrzegania procedur kontroli w zakresie zlecania podróży służbowych oraz rozliczania ich kosztów. Kierownicy jednostek zostali zobowiązani do sporządzania planów finansowych oraz sprawozdań z ich wykonania, a także w zakresie ogólnej odpowiedzialności za gospodarkę finansową jednostek. Zapoznano ich z przepisami rozporządzenia w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu. Dowody księgowe oznakowane są w sposób pozwalający na powiązanie z pozycjami dziennika tak, iż zapis księgowy posiada automatycznie nadany numer pozycji pod która został wprowadzony do dziennika. Przy oznaczeniu pozycji księgowej jest informacja oznaczająca ilość operacji księgowych w danej pozycji. W stosunku do podatnika o n-rze 120001 wszczęto postepowanie podatkowe celem wyeliminowania nieprawidłowości. Podatników o numerach ewidencyjnych 50001 i 130001 wezwano do złożenia korekt deklaracji podatkowych. Zobowiązano pracownika księgowości podatkowej do bezwzględnego przestrzegania przepisów dotyczących postępowania egzekucyjnego, celem bieżącej windykacji zaległości podatkowych.  Wprowadzono bieżącą kontrolę prawidłowości pracy inkasentów. Zaniechano opłat z tytułu najmu stanowisk na targowicy. Zobowiązano kierownika ZGKiM do wskazania pracowników upoważnionych do pobierania bloczków opłaty targowej. Przy wydawaniu decyzji podatkowych przestrzega się treści rozdziału 7a przepisów zawartych w dziale IV ordynacji podatkowej.  Zakupiono oprogramowanie komputerowe do prawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat zgodnie z obowiązującymi przepisami.