Protokół

z kontroli zamówień publicznych przeprowadzonej w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Knyszynie ul. Białostocka 36, 19 – 120 Knyszyn (zwanym w dalszej części protokołu ZSO w Knyszynie), w dniach od 30-31.10.2012 r., przez: Krzysztofa Bagińskiego – zastępcę Burmistrza Knyszyna i Iwonę Dworzańczyk insp. ds. nieruchomości, geodezji i zamówień publicznych Urzędu Miejskiego w Knyszynie na podstawie upoważnienia Nr 24 Burmistrza Knyszyna z dnia 23 października 2012 r.

I. ZAKRES KONTROLI

- zamówienia publiczne.

II. CHARAKTERYSTYKA KONTROLOWANEJ JEDNOSTKI

ZSO w Knyszynie jest placówką oświatowo-wychowawczą posiadającą osobowość prawną (NIP 546 11 94 602, REGON 000645412). Siedziba ZSO w Knyszynie znajduje się w Knyszynie przy ul. Białostockiej 36. Dyrektorem ZSO w Knyszynie jest pan Krzysztof Chowański, który sprawuje tę funkcję od dnia 1 września 1998 r.

Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali:

• Krzysztof Chowański – dyrektor ZSO w Knyszynie,
• Małgorzata Fiedoruk – zastępca dyrektora ZSO w Knyszynie,
• Krystyna Bielska – sekretarz szkoły
• Dorota Mocarska – pracownik administracyjny.

III. REALIZACJA PROCEDUR W ZAKRESIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Kontroli poddano dokumenty ZSO w Knyszynie za rok 2012.

Procedura zakupu oleju opałowego w sezonie grzewczym 2012/2013.

Z udostępnionej dokumentacji wynika, że postępowanie przeprowadzono w trybie zapytania o cenę na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą. 

Zamawiający opracował dokument: „Zaproszenie do złożenia oferty” z dnia 09.10.2012 r., zawierający częściowo treść wymaganą dla specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający nie określił: opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu; informacji o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów; informacji o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (zgodnie z katalogiem zawartym w art. 36 ust. 1 ustawy). Ponadto w rozdz. XIII zaproszenia widnieje informacja o przysługujących oferentom protestach oraz odwołaniach, a zgodnie z art. 180 ustawy jedynym środkiem ochrony prawnej jest odwołanie.

Ustawa w art. 69 stanowi, że zapytanie o cenę to tryb udzielenia zamówienia, w którym Zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert. Zgodnie z art. 71 ustawy, Zamawiający wszczyna postępowanie w tym trybie, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż 5. Wraz z zaproszeniem do składania ofert Zamawiający przesyła specyfikację istotnych warunków zamówienia.

Zamawiający powinien opracować dokument stanowiący zaproszenie do składania ofert i wraz z załącznikiem (specyfikacja istotnych warunków zamówienia) skierować do co najmniej 5 wykonawców, w aktach zachowując potwierdzenie nadania korespondencji.

Z udostępnionych akt nie wynika, do ilu wykonawców skierowano zaproszenie.

Opis przedmiotu zamówienia (pismo z dnia 02.10.2012 r.) Zamawiający określił następująco: „dostawa oleju napędowego grzewczego Eksterm Plus w sezonie grzewczym 2012/2013 w ilości 60 000 litrów do kotłowni ZSO w Knyszynie”. Zapis ten powtórzono w zaproszeniu do złożenia oferty z dnia 09.10.2012 r. i we wzorze formularza oferty (przy czym w projekcie umowy dołączonym do zaproszenia zawarto nazwę Ekoterm Plus). Zgodnie z art. 29 ust. 3 ustawy, przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu Zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy "lub równoważny".

Zamawiający nie poruszył kwestii podwykonawstwa. Zgodnie z art. 36 ust. 4-5 ustawy, Zamawiający powinien żądać wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom. Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia podwykonawcom, z wyjątkiem przypadku gdy ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia zamawiający zastrzeże w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, że część lub całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom.

W umowie nie zawarto sankcji względem wykonawcy w postaci kar umownych za dostawy niezgodne z umową.

Pisma z dnia 19.10.2012 r. stanowią zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, których adresatami są wykonawcy, którzy złożyli oferty (firmy: SETON i P.H.U. Łupińscy) oraz Urząd Miejski w Knyszynie. Zawiadomienia nie zawierały wszystkich danych wymaganych w art. 92 ust. 2 ustawy, tj. uzasadnienia wyboru oferty najkorzystniejszej; nazw (firm) albo imion i nazwisk, siedzib albo miejsc zamieszkania i adresów wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktacji przyznanej ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łącznej punktacji; informacji o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym oraz wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, również podając uzasadnienie faktyczne i prawne - jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, negocjacji bez ogłoszenia albo zapytania o cenę; terminie, określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta (ostatni element podano wyłącznie w zawiadomieniu adresowanym do firmy SETON).

W zawiadomieniu adresowanym do firmy SETON zawarto informację, że „zawarcie umowy nastąpi zgodnie z art. 94 ust. 1 tj. - 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty pod warunkiem nie wpłynięcia protestu”. Zgodnie z art. 94 ust. 1 pkt 2 ustawy, Zamawiający zawiera umowę, z zastrzeżeniem art. 183, w terminie:  nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2 (faks lub droga elektroniczna), albo 10 dni - jeżeli zostało przesłane w inny sposób - w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8.

Z udostępnionych akt nie wynika, czy i w jaki sposób skierowano przedmiotowe zawiadomienia do wykonawców, którzy złożyli oferty. 

Zgodnie z art. 92 ust. 2 ustawy, niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający powinien zamieścić informacje, o których mowa w art. 92 ust. 1 pkt 1 ustawy, na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. W udostępnionych aktach brak jest potwierdzenia zamieszczenia wyniku na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej.

Podczas czynności kontrolnych uzyskano ustną informację, że zamawiający nie dysponuje loginem i hasłem w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP), umożliwiającym zamieszczanie ogłoszeń. Zamawiający zobowiązał się do uzyskania loginu i hasła oraz do publikacji ogłoszeń zgodnie z ustawą, w tym do publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia na zakup oleju opałowego w BZP, co powinno nastąpić niezwłocznie po zawarciu umowy z wykonawcą, zgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy (w dniach 30-31.X.2012 r. Zamawiający nie dysponował podpisaną umową z wykonawcą).

Zamawiający powinien ustalić wartość szacunkową zamówienia zgodnie z art. 34 ust. 1 ustawy, tj. podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju: 1)   udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo: 2)   których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie. Z dokumentu „Opis przedmiotu zamówienia” z dnia 02.10.2012 r. wynika, że wartość zamówienia ustalono na podstawie telefonicznie zebranych cen. Ponadto podstawą ustalenia wartości zamówienia powinno być całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością (art. 32. ust. 1 ustawy). Wartość została podana w kwocie brutto.

Kwota na sfinansowanie zamówienia, którą podał Zamawiający w protokole o udzielenie zamówienia, wynosi „35 000 zł do końca 2012”, a powinna dotyczyć całego przedmiotu zamówienia, tj. dostawy 60 000 l w sezonie grzewczym 2012/2013 (tj. od 01.11.2012 do dnia 31.08.2013 r. wg formularza ofertowego).

Art. 96 ust. 1 ustawy stanowi, że w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia – obowiązujący wzór określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. z 2010 r. Nr 223, poz. 1458). Zamawiający pracował na nieaktualnym druku ZP-2 „Protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60 000 euro”.

Komisja przetargowa została powołana przez dyrektora ZSO w Knyszynie zarządzeniem nr 12/2012 z dnia 9 października 2012 r. Zgodnie z art. 21 ust. 3 ustawy, Kierownik zamawiającego obowiązany jest ponadto określić: organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac. Z udostępnionych akt wynika, że Zamawiający nie dysponuje dokumentem określającym wymienione elementy.

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku w wystąpieniu pokontrolnym z 26 marca 2012 r. zawarła zalecenia dotyczące procedury zakupu oleju opałowego (zapytanie o cenę). Poruszono w nim m.in. kwestie opracowania ogłoszenia zamiast zaproszenia do składania ofert, braku publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, braku w zawiadomieniu o wyborze oferty wymaganych danych. Kontrola dotyczyła postępowania przeprowadzonego w 2011 r. Zalecenia pokontrolne nie zostały uwzględnione przez ZSO w Knyszynie przy przetargu przeprowadzonym w roku bieżącym.