Kontrola w ZGKiM czerwiec 2011
PROTOKÓŁ
z kontroli przeprowadzonej w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Knyszynie (zwany w dalszej części protokołu ZGKiM), ul. Rynek 39, w dniach od 02.06.2011 r. do 15.06.2011 r., przez: Roberta Kondrakiewicza (Sekretarza Gminy Knyszyn) oraz Barbarę Płońską (Skarbnika Gminy Knyszyn), na podstawie upoważnienia Nr 16/2011 Burmistrza Knyszyna z dnia 02.06.2011 r.,
I. ZAKRES KONTROLI
1) Sprawy administracyjno - finansowe
II. CHARAKTERYSTYKA KONTROLOWANEJ JEDNOSTKI
ZGKiM jest zakładem budżetowym gminy Knyszyn powołanym Uchwałą Nr XVIII/72/91 Rady Miasta i Gminy w Knyszynie z dnia 27 grudnia 1991 roku. ZGKiM posiada NIP 546-00-01-274 nadany przez Urząd Skarbowy w Mońkach, REGON 050436359. Siedziba ZGKiM znajduje się w Knyszynie, przy ul. Rynek 39.
Kierownikiem ZGKiM jest Pan Jan Edward Romanowicz, który sprawuje tę funkcje od dnia 3 grudnia 2007 r. Powierzenie tego stanowiska nastąpiło w drodze konkursu przeprowadzonego przez Urząd Miejski w Knyszynie
Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali:
- Jan Edward Romanowicz – Kierownik ZGKiM,
- Barbara Kudzinowska – Główny Księgowy ZGKiM,
- Ilona Barbara Mosiejewska – Referent ds. gospodarki komunalnej i mieszkaniowej.
oraz inni pracownicy w miarę zachodzących potrzeb.
III. REALIZACJA WYSTĄPIENIA POKONTROLEGO
W dniach 19 lutego do 6 marca 2009 r. w ZGKiM przeprowadzono kontrolę w zakresie spraw administracyjno – gospodarczych. W dniu 6 marca 2009 r. sporządzono protokół i przedstawiono Kierownikowi ZGKiM. Uwag do protokołu nie wniesiono. Na podstawie uchybień w kontrolowanej jednostce opisanych w protokole sporządzono w dniu 9 marca 2009 r. wystąpienie pokontrolne ( 9 zaleceń) i przekazano do ZGKiM. Nie zgłoszono pisemnego odwołania do zaleceń pokontrolnych. Nie przedłożono także w ciągu 30 dni (nie przekazano do chwili obecnej) od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego sprawozdania o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych.
IV. STATUT
Aktualny Statut ZGKiM nadano w dniu 2 lutego 2011 r. Uchwałą Nr III/21/11 Rady Miejskiej w Knyszynie. Statut opublikowano w Dzienniku Urzędowym Województwa Podlaskiego w dniu 28 lutego 2011 r.
Podstawowym zadaniem ZGKiM jest świadczenie usług komunalnych i mieszkaniowych, a w szczególności:
1) Zarządzanie oraz administracja komunalnym zasobem mieszkaniowym,
2) Zarządzanie gminną siecią wodociągowo – kanalizacyjną, a w szczególności obsługa eksploatacyjna i techniczna, przekazanych w użytkowanie urządzeń, budowa, modernizacja sieci, zapewnienie dostawy wody i odprowadzenia ścieków,
3) Utrzymanie zieleni na terenie gminy Knyszyn,
4) Utrzymanie czystości oraz wywóz nieczystości stałych i płynnych,
5) Utrzymanie i eksploatacja składowisk odpadów komunalnych,
6) Dowóz dzieci do szkół na terenie gminy Knyszyn,
7) Prowadzenie targowiska i szaletów miejskich,
8) Zarządzanie gminną siecią drogową, a w szczególności obsługa eksploatacyjna i techniczna dróg, budowa i modernizacja sieci drogowej wraz z infrastrukturą drogową,
9) Innych usług z zakresu użyteczności publicznej.
Z dniem wejścia w życie w/w statutu (tj. 14 dni od dnia opublikowania) ZGKiM został przekształcony z zakładu budżetowego na samorządowy zakład budżetowy.
W związku z nowelizacją ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz wejściem w życie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1241) zakład budżetowy, jakim jest niewątpliwie ZGKiM powinien w terminie do 31 grudnia 2010 r. m.in. zawęzić zakres działalności zakładu do zadań wskazanych w art. 14 ustawy o finansach publicznych oraz przekształcić się na samorządowy zakład budżetowy. Zadania te nie zostały wykonane w ustawowym terminie.
Zgodnie z zakresem czynności z dnia 10 grudnia 2007 r. do zadań Kierownika ZGKiM należy m.in. „aktualizowanie przepisów prawnych i wzajemne informowanie się o zmianach. Znajomość orzecznictwa.”, „przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych, uchwał, zarządzeń w ramach prowadzonych spraw”, „nadawanie ogólnych kierunków organizacyjnych i działalności w ramach obowiązujących przepisów prawnych i zapewnienie prawidłowego działania ZGKiM”.
Nadmienić należy, iż statut ZGKiM nadany w dniu 2 lutego 2011 r. Uchwałą Nr III/21/11 Rady Miejskiej w Knyszynie opracowany został z inicjatywy pracowników Urzędu Miejskiego w Knyszynie.
V. REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Zgodnie ze Statutem ZGKiM: „Wewnętrzną organizację ZGKiM oraz szczegółowy zakres działania, podział czynności i odpowiedzialności pracowników określa Regulamin organizacyjny zakładu przyjmowany przez Kierownika ZGKiM”, „Projekt regulaminu Kierownik ZGKiM przekazuje do zatwierdzenia Burmistrzowi Knyszyna”. Do chwili obecnej nie został opracowany Regulamin Organizacyjny ZGKiM.
Nadmienić należy, iż w dniu 30 maja 2011 r. wpłynął do Urzędu Miejskiego w Knyszynie projekt do zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego ZGKiM.
VI. REGULAMIN PRACY
Zgodnie z art. 104 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy¹ (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) Zarządzeniem 1/04/11 Kierownika Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Knyszynie z dnia 28.04.2011 r. wprowadzono Regulamin Pracy w ZGKiM.
W wyniku kontroli zgodności Regulaminu Pracy ZGKiM z zapisami m.in. art. 104¹ Kodeks pracy¹ (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) stwierdzono, iż nie określono w/w regulaminie miejsca i czasu wypłaty wynagrodzenia, wykazu prac wzbronionych młodocianym, rodzaju prac i wykazu stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego, wykazu lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe, obowiązków dotyczących ochrony przeciwpożarowej oraz sposobie informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiążę się z wykonywaną pracą.
VII. OKRESOWA OCENA PRACOWNIKÓW
Zgodnie z art. 27 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.) pracownicy samorządowi zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych podlegają okresowej ocenie nie rzadziej, niż raz na dwa lata.
Do chwili obecnej nie opracowano regulaminu okresowej oceny pracowników.
Ostatni raz dokonano oceny pracy pracowników samorządowych zatrudnionych na urzędniczych stanowiskach w ZGKiM w III kwartale 2007 r.
VIII. ŚRODKI OCHRONY INDYWIDUALNEJ. ODZIEŻ I OBUWIE ROBOCZE
Zarządzeniem 1/04/11 Kierownika Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Knyszynie z dnia 28.04.2011 r. wprowadzono Regulamin Pracy w ZGKiM.
W załączniku nr 2 do w/w regulaminu określono normy przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, wysokość ekwiwalentu za odzież i obuwie robocze oraz normy środków higienicznych.
Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze w 2010 roku – dla pracowników stałych - były wydawane zgodnie z regulaminem pracy. Dla pracowników okresowych wypłacany był ekwiwalent.
Środki ochrony osobistej były wydawane zgodnie z zarządzeniem.
Art. 237(9) ust. 3 Kodeks pracy¹ (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) mówi: ”Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika”.
ZGKiM nie zapewnia prania odzieży roboczej. Nie jest także wypłacany ekwiwalent pieniężny w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.
IX. URLOPY
W ZGKiM opracowany został plan urlopów – dokument, w którym uwzględniono wszystkie przewidywane w 2010 r. urlopy. Plan urlopów został podany do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie ZGKiM.
Zgodnie z art. 168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy¹ (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) urlop niewykorzystany przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo, powinien zostać udzielony najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, czyli do 31 marca następnego roku.
Według stanu na dzień 31 marca 2011 r. część pracowników posiadała zaległe urlopy wypoczynkowe:
C. A. – 14 dni
H. J. J. – 8 dni
B. J. – 12 dni
P. S. – 11 dni
P. W. – 5 dni
Zgodnie z art. 162 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy¹ (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) jedna części urlopu wypoczynkowego powinna trwać nie mnie niż 14 dni kolejnych kalendarzowych. Części pracowników (tj. G. K., H. J. J., K.B., M. T., Z.T., F. C.) nie zapewniono wypoczynku obejmującego 14 kolejnych dni kalendarzowych.
X. AKTA SPRAW
Przedmiotem kontroli w w/w punkcie były następujące zagadnienia:
- terminowość załatwiania spraw,
- wykonywanie czynności techniczno – kancelaryjnych i prowadzenie dokumentacji biurowej,
- przestrzeganie przepisów KPA oraz instrukcji kancelaryjnej.
Badaniom kontrolnym poddano po jednej teczce aktowej prowadzonej przez Kierownika ZGKiM, Głównego Księgowego ZGKiM oraz Referenta ds. gospodarki komunalnej:
Teczka aktowa Kierownika ZGKiM
W teczce aktowej prowadzonej przez Kierownika ZGKiM znajdują się wszelkie pisma prowadzone w korespondencji z Urzędem Miejskim w Knyszynie. Teczka aktowa prowadzona jest z skoroszycie o nazwie „Burmistrz”. Nie zachowano żadnych zasad prowadzenia akt sprawy określonych w instrukcji kancelaryjnej (m.in. brak opisu teczki aktowej, rejestracji spraw, chronologii, numeracji itp.).
Teczka aktowa Głównego Księgowego – ZGKiM 0210 – Plan finansowy ZGKiM 2010
W teczce aktowej prowadzonej przez Głównego Księgowego brakuje oznaczenia kategorii archiwalnej. Hasło klasyfikacyjne („tytuł teczki”) odpowiednio do symbolu klasyfikacyjnego powinno brzmieć:Plany i sprawozdania własne. Pieczątka powinna znajdować się na środku u góry teczki. W teczce brakuje spisu spraw. Zawartość teczki świadczy, że jest to raczej Plan finansowy zakładu budżetowego (teczka powinna być oznaczona ZGKiM. 3033 Plan finansowy zakładu budżetowego kat. B5).
Teczka aktowa Referenta ds. gospodarki komunalnej – ZGKiM – Odpady inne niż niebezpieczne
Teczka aktowa prowadzona przez Referenta ds. gospodarki komunalnej prowadzona jest prawidłowo tj:
- Prawidłowy opis teczki aktowej (tj. prawidłowa nazwa jednostki i komórki organizacyjnej, prawidłowa kategoria archiwalna, prawidłowy symbol i hasło klasyfikacyjne, rok założenia),
- Rejestracja spraw prowadzona prawidłowo (sprawy od 19 do 22 nie zostały zarejestrowane),
- Prawidłowy porządek chronologiczny w prowadzonych sprawach,
- Prawidłowa numeracja w aktach spraw.
- Terminowość w załatwianiu spraw (wszelkie sprawy załatwione zostały w terminie).
XI. ZAKRESY CZYNNOŚCI
Poinformowanie pracownika o obowiązujących go obowiązkach następuje – zwyczajowo w ZGKiM – poprzez wręczenie mu zakresu czynności. Przeprowadzono analizę zakresów czynności P. W., P. S., H. J. J., A. J.
Zakresy obowiązków Pana P., A. oraz P. wymagają aktualizacji. Podpisane zostały także przez Burmistrza Knyszyna, który to nie jest pracodawcą w/w pracowników. Zgodnie z art. 94 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy¹ (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) pracodawca jest obowiązany zaznajomić pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków.
XII. KARTY DROGOWE
Przeprowadzono analizę kart drogowych za okres kwiecień 2011 roku.
W kartach stwierdzono następujące uchybienia:
- Autosan A9-09
· Karty drogowe prowadzone są prawidłowo oprócz podpisu kierowcy stwierdzającego sprawność pojazdu do wyjazdu.
W badanym okresie:
Przejechano łącznie – 2013 kilometrów
Zużyto łącznie – 485,22 litrów paliwa
Norma spalania na 100 km – 24 litrów paliwa
Spalanie wg normy w badanym okresie – 483,12 litrów paliwa
Przeprowadzono wyrywkową kontrolę zgodności zapisów karty drogowej z tachografem
Dzień: 05.04.2011 r.
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (karta drogowa) 6.30
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (tachograf) 6.30
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (karta drogowa) 9.00
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (tachograf) 8.30
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (karta drogowa) 13.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (tachograf) 14.20
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (karta drogowa) 15.35
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (tachograf) 15.30
Dzień: 06.04.2011 r.
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (karta drogowa) 6.30
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (tachograf) 6.30
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (karta drogowa) 9.00
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (tachograf) 8.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (karta drogowa) 13.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (tachograf) 14.15
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (karta drogowa) 16.00
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (tachograf) 15.30
Dzień: 08.04.2011 r.
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (karta drogowa) 7.00
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (tachograf) 7.00
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (karta drogowa) 9.00
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (tachograf) 8.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (karta drogowa) 13.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (tachograf) 13.20
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (karta drogowa) 16.00
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (tachograf) 14.30
Dzień: 12.04.2011 r.
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (karta drogowa) 6.30
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (tachograf) 6.30
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (karta drogowa) 9.00
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (tachograf) 8.30
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (karta drogowa) 13.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (tachograf) 14.00
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (karta drogowa) 16.00
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (tachograf) 15.25
Dzień: 13.04.2011 r.
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (karta drogowa) 6.30
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (tachograf) 6.30
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (karta drogowa) 9.00
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (tachograf) 8.25
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (karta drogowa) 13.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (tachograf) 13.20
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (karta drogowa) 16.00
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (tachograf) 14.50
Dzień: 15.04.2011 r.
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (karta drogowa) 6.30
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (tachograf) 6.30
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (karta drogowa) 9.00
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (tachograf) 8.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (karta drogowa) 13.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (tachograf) 13.20
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (karta drogowa) 15.50
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (tachograf) 14.45
Dzień: 19.04.2011 r.
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (karta drogowa) 6.30
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (tachograf) 6.30
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (karta drogowa) 9.00
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (tachograf) 8.15
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (karta drogowa) 13.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (tachograf) 14.00
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (karta drogowa) 16.00
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (tachograf) 15.30
Dzień: 27.04.2011 r.
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (karta drogowa) 6.30
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (tachograf) 6.30
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (karta drogowa) 9.00
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (tachograf) 8.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (karta drogowa) 13.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (tachograf) 14.10
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (karta drogowa) 16.00
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (tachograf) 15.30
- Autosan A9-09
· Karty drogowe prowadzone są prawidłowo oprócz podpisu kierowcy stwierdzającego sprawność pojazdu do wyjazdu.
W badanym okresie:
Przejechano łącznie – 2160 kilometrów
Zużyto łącznie – 518.2 litrów paliwa
Norma spalania na 100 km – 24 litrów paliwa
Spalanie wg normy w badanym okresie – 518,4 litrów paliwa
Przeprowadzono wyrywkową kontrolę zgodności zapisów karty drogowej z tachografem
Dzień: 05.04.2011 r.
Brak zgodności zapisu z tachografu z zapisami z karty drogowej.
Zgodnie z kartą autobus był w ruchu w godz. 6.20 – 9.00, 13.50 – 16.20, 17.50 – 18.20.
Zgodnie z tachografem autobus był w ruchu w godz. 12.55 – 13.05, 14.10 – 15.30, 15.45 – 16.05, 17.30 – 18.00.
Dzień: 11.04.2011 r.
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (karta drogowa) 6.30
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (tachograf) 6.30
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (karta drogowa) 8.00
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (tachograf) 7.30
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (karta drogowa) 13.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (tachograf) 13.20
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (karta drogowa) 15.20
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (tachograf) 14.20
Dzień: 13.04.2011 r.
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (karta drogowa) 6.20
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (tachograf) 6.25
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (karta drogowa) 9.00
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (tachograf) 8.30
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (karta drogowa) 13.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (tachograf) 13.20
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (karta drogowa) 14.50
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (tachograf) 13.50
Dzień: 15.04.2011 r.
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (karta drogowa) 6.20
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (tachograf) 6.25
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (karta drogowa) 9.00
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (tachograf) 8.25
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (karta drogowa) 13.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (tachograf) 13.20
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (karta drogowa) 15.50
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (tachograf) 15.00
Dzień: 29.04.2011 r.
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (karta drogowa) 6.20
Wyjazd na przywóz dzieci do szkoły (tachograf) 6.25
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (karta drogowa) 9.00
Przejazd z przywozu dzieci do szkoły (tachograf) 8.25
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (karta drogowa) 13.20
Wyjazd na odwóz dzieci ze szkoły (tachograf) 13.20
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (karta drogowa) 15.50
Przejazd z odwozu dzieci ze szkoły (tachograf) 14.55
XIII. UMORMOWANIA WEWNĘTRZNE FUNKCJONUJĄCE W KONTROLOWANEJ JEDNOSCE NIEZBĘDNE DLA PRAWIDŁOWEGO STOSOWANIA PRZEPISÓW REGULUJĄCYCH ZASADY GOSPODARKI FINANSOWEJ ORAZ DOKUMENTOWANIA I EWIDENCJONOWANIA OPERACJI FINANSOWYCH.
Obowiązek unormowań wewnętrznych dotyczących prawidłowego stosowania przepisów regulujących zasady gospodarki finansowej wynika z przepisów ustawy o finansach publicznych oraz ustawy o rachunkowości.
W kontrolowanym okresie w ZGKiM w Knyszynie obowiązywały następujące uregulowania wewnętrzne:
a) Zarządzenie Kierownika ZGKiM w Knyszynie z dnia 05 stycznia 2007 r. w sprawie obiegu dokumentów w ZGKiM w Knyszynie oraz instrukcja w sprawie kontroli dokumentów.
b) Instrukcja Inwentaryzacyjna ZGKiM w Knyszynie z dnia 2003.11.03.
c) Zarządzenie 1/01/2011 z dnia 1 stycznia 2011 r. Kierownika ZGKiM w Knyszynie - Zakładowy plan kont dla samorządowego zakładu budżetowego na 2011 r. obowiązujący od 01.01.2011 r.
XIV. PRZESTRZEGANIE PROCEDUR KONTROLI WEWNĘTRZNEJ.
Przestrzeganie procedur kontroli wewnętrznej sprawdzono na podstawie analizy następujących dokumentów:
a) Dokumenty przychodowe i rozchodowe gotówki w kasie w miesiącu maju 2010 r.
Raport kasowy Nr OC-3350-2-8/10 z dnia 06 maja 2010 r.
Wpływy gotówki (podjęcie z banku czekiem nr 1008154699 w dniu 06.05.2010 r.) kwoty 1.050,78 zł oraz wypłata gotówki w kwocie 1.050,78 zł, w tym:
- wypłata ekwiwalentów za używanie własnej odzieży dla pracowników zatrudnionych na sezon grzewczy 2009/2010 w łącznej kwocie 113,76 zł
- wypłata wynagrodzenia z listy płac na kwotę 937,02 zł
Raport kasowy Nr OC-3350-2-9/10 z dnia 27 maja 2010 r.
Wpływ gotówki do kasy (podjęcie z banku czekiem Nr 1008154700) w kwocie 3.178,28 zł oraz wypłata gotówki w kwocie 3.178,28 zł, w tym:
-wypłata za rachunek nr 21/05/2010 za profilaktyczne badania lekarskie pracownika w kwocie 150,00 zł,
- wypłata za rachunek nr 22/05/2010 za profilaktyczne badania lekarskie pracownika w kwocie 150,00 zł,
- wypłata wynagrodzeń z listy płac za miesiąc maj 2010 w łącznej kwocie 2.211,12 zł,
- wypłata na podstawie Faktury Nr 0020/132009 z dnia 12.05.2010 r. za zakupione artykuły w kwocie 628,76 zł,
- wypłata na podstawie Faktury Nr 2010-07-066342 z dnia 12 maja 2010 r. w kwocie 14,40 zł,
- wypłata na podstawie Faktury Nr A00080/2010 z dnia 27.05.2010 r. w kwocie 24,00 zł.
Faktury dokumentujące wydatki gotówkowe opatrzone są pieczęciami wraz z podpisami upoważnionych osób potwierdzających dokonanie wewnętrznej kontroli i są zatwierdzone do wypłaty, a mianowicie zawierają:
- informację o dokonaniu kontroli dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym opatrzone datą i podpisem osoby, która tejże kontroli dokonała,
- opis merytoryczny wydatku,
- zatwierdzenie dokumentu do wypłaty z określeniem klasyfikacji budżetowej podpisane przez kierownika i głównego księgowego.
Raport kasowy podpisany jest przez osobę sporządzającą – A. Wysocką.
Raport kasowy został sprawdzony przez księgowego ZGKiM.
b) Wydatki dokonywane w formie bezgotówkowej.
Skontrolowano dochody i wydatki objęte wyciągami bankowymi:
- Nr 87 z dnia 04.05.2010 r. – zawiera dowody księgowe dokumentujące wpłaty na rzecz ZGKiM za wykonane usługi na łączną kwotę 12.719,58 zł.
- Nr 88 z dnia 05.05.2010 r. - zawiera dowody księgowe dokumentujące wpłaty na rzecz ZGKiM za wykonane usługi na łączną kwotę 1.544,34 zł oraz wydatki w wysokości 16.426,48 zł, w tym opłacono:
1) faktury 5016, 4855, 5083,5227 PKN „ORLEN” na kwotę 164,87 zł,
2) faktury 134/2010 dla PHU Kompres Mot na kwotę 183,00 zł,
3) faktury Nr 213/4/2010 Instytutu Meteorologii i Gospodarki na kwotę 439,20 zł,
4) faktury Nr CVV-2006437/2010 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka na kwotę 69,69 zł,
5) faktury Nr 65/G/2010 Urzędu Miejskiego w Knyszynie na kwotę 111,64 zł,
6) faktury Nr N1/65/4/2010 Przedsiębiorstwa Komunikacji Samochodowej w Białymstoku na kwotę 1.303,42 zł,
7) rachunku Nr 79/03/2010 Praktyka Lekarza Rodzinnego Włodzimierz Bołtruczuk na kwotę 100,00 zł,
8) faktury Nr 00404/02/FT AMBIT na kwoteę520,00 zł,
9) faktury Nr 03/03F02368 ENERGO na kwotę 4.202,05 zł,
10) faktury Nr 02091/02/FT P.P.H. OMAK Handel Zagraniczny na kwotę 190,81 zł,
110 faktury Nr 382/04/10/D Ekofinn-Pol na kwotę 5.721,80 zł,
11) faktury Nr 03/2010 Zakład Usług Budowlanych i Ślusarskich na kwotę 3.420,00 zł.
Wszystkie powyższe faktury były zaksięgowane w koszty poprzedniego miesiąca oraz na zobowiązania.
- wyciąg bankowy Nr 89 z dnia 06.05.2010 r. – zawiera dowody księgowe dokumentujące wpłaty na rzecz ZGKiM za wykonane usługi na łączną kwotę 1.730,25 zł oraz wypłata z rachunku bankowego kwoty 1.050,78 zł. wynikającej z pobrania czekiem gotówkowym Nr 1008154699.
- wyciąg bankowy Nr 90 z dnia 07.05.2010 r. – zawiera dowody księgowe dokumentujące wpłaty na rzecz ZGKiM za wykonane usługi na kwotę łączną 25.314,71 zł.
- wyciąg bankowy Nr 91 z dnia 10.05.2010 r. – zawiera dowody księgowe dokumentujące wpłaty na rachunek Zakładu za świadczone usługi na łączną kwotę 6.073,07 zł,
- wyciąg bankowy Nr 92 z dnia 11.05.2010 r. – zawiera dowody wpłaty na kwotę 1.038,18 zł oraz dowody wypłaty (przelewy) na łączna kwotę 10.292,16 zł, w tym opłata:
1) Faktury Nr 5521/1133 i 5418/1133 PKN „ORLEN” na łączną kwotę 106,86 zł,
2) dopłata do Faktury Nr 0461001467 PKN S.A. w kwocie 81,00 zł,
3) zestawienie faktur Nr 11/110090/75 i 11/102/150 Zakładu Energetycznego Białystok na kwotę 7.773,78 zł,
4) Faktury Nr 61 Sklep Wielobranżowy Z. Purta na kwotę 402,05 zł,
5) Faktury Nr 056/2010 i 058/2010 Agromark na kwotę 1.073,00 zł,
6) Faktury 098/2010 Sklep u Kazia na kwotę 92,70 zł,
7) Faktury Nr 21/21F00086 Metalzbyt na kwotę 175,40 zł,
8) Faktur Nr 1168/022/2010 i 983/032/2010 Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej na kwotę 385,00 zł,
9) Faktury 10/04/FV/EU/0510 Centrum Informatyki ZETO na kwotę 40,87 zł,
10) Faktury Nr 00179/10 PHU Leogas na kwotę 161,50 zł.
Powyższe faktury były zaksięgowane w koszty miesiąca poprzedniego oraz na zobowiązania wobec wyżej wymienionych kontrahentów.
- Wyciąg bankowy Nr 93 z dnia 12 maja 2010 r. – zawiera wpłaty na rzecz ZGKiM w łącznej kwocie 579,68 zł.
- Wyciąg bankowy Nr 94 z dnia 13.05.2010 r. – zawiera wpłaty na rzecz Zakładu w kwocie 990,74 zł.
- Wyciąg bankowy Nr 95 z dnia 14.05.2010 r. – w tym dniu wpłat dokonano w kwocie 3.557,43 zł, natomiast wydatki wyniosły kwotę 10.069,57 zł, z tego:
1) przelew za fakturę Nr 0461004256 PKN S.A. w kwocie 8.860,92 zł,
2) opłata faktury Nr 1005040197154 Polkomtel w kwocie 427,56 zł
3) opłata OC i NW dla Inspektoratu PZU w Grajewie za 2010 r. w kwocie 756,00 zł - ubezpieczenie samochodów.
4) opłata faktury Nr 5668/1133 PKN ORLEN w kwocie 25,09 zł.
- Wyciąg bankowy Nr 96 z dnia 17.05.2010 r. - wpłat na rzecz ZGKiM dokonano w kwocie 1.329,24 zł.
- Wyciąg bankowy Nr 97 z dnia 18.05.2010 r. – wpłat na rzecz ZGKiM dokonano w tym dniu w kwocie 1.946,34 zł. Wydatki wyniosły 3.004,34 zł, z tego: przekazano zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie 2.808,00 zł oraz wypłacono przelewem ryczałt za samochód prywatny w kwocie 196,34 zł.
- Wyciąg bankowy Nr 98 z dnia 19.05.2010 r – zawiera dokumenty dotyczące wpłat na rachunek ZGKiM na kwotę 507,65 zł oraz przelewów na kwotę 4.311,30 zł, z tego:
1) opłata faktury Nr 00100/10 STW Mońki w kwocie 241,00 zł,
2) opłata Faktury Nr 5777/1133 PKN ORLEN na kwotę 92,65 zł,
3) opłata Faktury Nr 384/0.2010 ROLMEX w kwocie 462,00 zł,
4) opłata Faktury Nr 02476/02/FT P.P.H. OMAK Handel Zagraniczny w kwocie 586,01 zł,
5) opłata Faktury Nr 137/5/2010 Jan-Star na kwotę 93,00 zł,
6) opłata Faktury Nr KR/TU/2651/10 SUPON w kwocie 114,68 zł,
7) opłata Faktury Nr 9100/2010/05 Grafix w kwocie 115,78 zł,
Opłata Faktury Nr 21/21F00095 Sklep Firmowy Metalzbyt w kwocie 43,01 zł,
8) opłata faktur zgodnie z zestawieniem Zakładu Energetycznego Białystok na kwotę 2.563,17 zł.
- Wyciąg bankowy Nr 99 z dnia 20.05.2010 r. – zawiera dowody księgowe dokumentujące wpłaty na rzecz ZGKiM za wykonane usługi w kwocie 833,49 zł.
- Wyciąg bankowy Nr 100 z dnia 21.05.2010 r. – zawiera dowody księgowe dokumentujące wpłaty na rachunek Zakładu w łącznej wysokości 7.906,84 zł.
- Wyciąg bankowy Nr 101 z dnia 24.05.2010 r. – w tym dniu na rachunek Zakładu z tytułu usług wpłynęła kwota 3.831,67 zl. Dokonano też wydatków w łącznej wysokości 4.937,19 zł, z tego opłacono:
1) Fakturę Nr 48/10 Firmy TEST w kwocie 146,40 zł,
2) Fakturę Nr 00279/01 firmy PAMEX w kwocie 186,65 zł,
3) Faktury Nr 6127/1133 i 6106/1133 na łączną kwotę 360,45 zł,
4) Fakturę CVV-9008436/2010 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka w kwocie 69,69 zł,
5) dokonano opłaty kwoty na ubezpieczenie OC i NW w wysokości 2.729,00 zł,
6) opłacono za kontrolę Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Mońkach w kwocie 94,00 zł,
7) opłacono podatek od towarów i usług za m-c kwiecień 2010 w kwocie 1.351,00 zł.
- Wyciąg bankowy Nr 102 z dnia 25.05.2010 r. – wpłat w tym dniu dokonano na kwotę 3.371,31 zł, przelewów zaś na kwotę 4.467,52 zł, z tego:
1) opłacono Fakturę Nr 01/01FO3245 ENERGO w kwocie 3.192,25 zł,
2) opłacono Fakturę Nr FS-00004055/02/10 006216 firmy ROBOD w kwocie 1.181,33 zł,
3) opłacono Fakturę Nr 6055/1133 PKN ORLEN na kwotę 93,94 zł.
- Wyciąg bankowy Nr 103 z dnia 26.05.2010 r. – zawiera dowody dokumentujące wpłaty na rzecz ZGKiM na łączną kwotę 7.378,57 zł.
Wydatek poniesiony został w kwocie 15,00 zł. Jest to kwota za prowadzenie rachunku pobrana przez bank.
- Wyciąg bankowy Nr 104 z dnia 27.05.2010 r. – dokumentuje wpłaty na rzecz ZGKiM w kwocie 3.215,45 zł oraz wypłaty z rachunku bankowego w łącznej kwocie 28.541,09 zł. Jest to kwota wynagrodzeń przekazanych na rachunki pracowników, kwota przekazanych potrąceń z list płac oraz kwota czeku podjęta z banku do kasy.
- Wyciąg bankowy Nr 105 z dnia 28.05.2010 r. – dokumentuje wpływy na rachunek ZGKiM w łącznej kwocie 2.152,78 zł.
- Wyciąg bankowy Nr 106 z dnia 31.05.2010 r. – zawiera dowody księgowe dokumentujące wpłaty na rzecz ZGKiM z tytułu wykonanych usług w łącznej kwocie 25.625,33 zł oraz wydatki z rachunku bankowego w kwocie 27.866,38 zł, z tego:
1) opłacono składki ZUS i na Fundusz Pracy w łącznej kwocie 15.455,46 zł,
2) opłacono Fakturę Nr 95/B/2010 Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska na kwotę 808,43 zł,
3) opłacono Fakturę Nr 0461016817 PKN S.A. na kwotę 4.768,95 zł,
4) opłacono Fakturę Nr 7/05/10 PUH Auto-Tech w kwocie 705,00 zł,
5) opłacono Fakturę Nr 50/10 firmy TEST w kwocie 231,80 zł,
6) opłacono Fakturę Nr 332/0/2010 firmy STAMOT Handel – Usługi w kwocie 477,10 zł,
7) przekazano 75% odpisu na ZFŚS na rachunek funduszu socjalnego w kwocie 5.235,00 zł,
8) kwoty pobrane przez bank z tytułu prowizji od obrotów oraz za prowadzenie rachunku i za przelewy w łącznej kwocie 184,64 zł.
Pod datą 31.05.2010 r. naliczono na zobowiązania oraz w odpowiednie pozycje kosztów następujące faktury:
- Faktura nr 171/2010 z dnia 31.05.2010 r. PHU KOMPRES MOT za części zamienne do samochodu asenizacyjnego na kwotę 183,00 zł,
- Faktura Nr 6367/1133/10 z dnia 27.05.2010 r. PKN ORLEN za paliwo do kosiarki na kwotę 91,80 zł,
- Faktura Nr 0080/2010 Monieckie Centrum Handlowo-Targowe za artykuły gospodarcze na kwotę 78,50 zł,
- Faktura Nr F/073/2010 Agromark z dnia 15.05.2010 za części zamienne do samochodów na kwotę 152,00 zł,
- Faktura Nr EK077/2010 Monieckie Centrum Handlowo-Targowe z dnia 31.05.2010 r. za baterie na kwotę 22,20 zł,
- Faktura Nr 80 z dnia 28.05.2010 r. Sklep Wielobranżowy Zdzisław Purta na kwotę 608,52 zł,
- Faktura Nr FBL 02777375/005/10 z dnia 10.05.2010 r. (wpłynęła 01.06.2010 r.) TP S.A. za usługi telekomunikacyjne w kwocie 106,47 zł,
- Faktura Nr F/079/2010 z dnia 29.05.2010 r. firmy AGROMARK za części zamienne na kwotę 209,00 zł.
Wszystkie wymienione faktury zostały opisane i podpisane na dowód dokonania kontroli wewnętrznej.
XV. ANALIZA STANU ZABOWIĄZAŃ I NALEŻNOŚCI WYMAGALNYCH NA DZIEŃ 31.12.2010 R., ZE SZCZEGÓLNYM UWZGLĘDNIENIEM STOPNIA ŚCIĄGALNOŚCI TYCH NALEŻNOŚCI NA DZIEŃ 30.04.2011 R.
Analiza stanu zobowiązań oraz należności wymagalnych na dzień 31.12.2010 r.
Zobowiązania wymagalne na dzień 31.12.2010 r. wyniosły 194,80 zł, tj:
- faktura Nr 000370/K/10 na kwotę 194,80 zł za dostawę gazu do Żuka z terminem płatności 7.12.2010 r. Zobowiązanie pozostawiono jako zabezpieczenie kwoty należności od tego kontrahenta. Zobowiązanie zostało uregulowane dnia 12.01.2011 r.
Należności wymagalne na dzień 31.12.2009 r. wyniosły 88.386,57 zł, w tym:
- za dostawę wody i odprowadzanie ścieków – 46.380,77 zł. Na dzień 31.03.2011 r. należność pozostała z BO wynosi 19.661,90 zł + odsetki od zaległości 3.553 zł.
Kwoty zaległości osób uporczywie zalegających za dostawę wody lub za dostawę wody i odprowadzanie ścieków przedstawione są w załączniku do niniejszego protokołu.
- za wywóz nieczystości płynnych – 1.501,15 zł. Stan należności pozostałych z BO na dzień 30.04.2011 r. wynosi 730,15 zł. Kwoty zaległości poszczególnych usługobiorców przedstawia załącznik Nr 1.
- za dostawę energii cieplnej do mieszkań – 18.449,61 zł. Głównymi odbiorcami są wspólnoty mieszkaniowe. Na dzień 30.04.2011 r. kwota należności pozostałej z Bilansu otwarcia jest bardzo wysoka i wynosi 9.392,15 zł ( Załącznik Nr 1)
- odbiór i transport nieczystości stałych z pojemników od odbiorców indywidualnych– 8.424,05 zł. Stan należności pozostałych z BO na dzień 30.04.2011 wynosi 3.558,90 zł.
Lista dłużników uporczywie niewpłacających przedstawiona jest w załączniku Nr 1.
- czynsze za lokale komunalne – 4.883,28 zł. Stan należności pozostałych z Bilansu otwarcia na dzień 30.04.2011 r. wynosi 2.417,83 zł. (Załącznik Nr 1 )
- czynsze właścicieli mieszkań – 5.086,53 zł. Na dzień 30.04.2011 r. należności pozostałych do zapłaty z Bilansu otwarcia pozostała bardzo duża kwota, bo aż 3.398,86 zł. Lista osób przedstawiona jest w Załączniku Nr 1.
- przyjęcie odpadów na wysypisko – 472,01 zł. Należności pozostałe do zapłaty na dzień 30.04.2011 r. z salda na początek roku wynoszą 245,33 zł.
- usługi pozostałe – 3.189,17 zł. Na dzień 30.04.2011 r. należności pozostałe do zapłaty z Bilansu otwarcia wynoszą 1.892,08 zł.
Kwota należności wymagalnych na dzień 31.12.2010 r. w stosunku do kwoty należności wymagalnych na dzień 31.12.2009 r. ( 61.803,41 zł) wzrosła o 43,01%, co jest zjawiskiem niepokojącym.
Jak wynika z powyższej analizy, kwota należności zaległych, która wynosi na dzień 30.04.2011 r. 41.297,20 zł, stanowi 46,72% kwoty należności według stanu na dzień 31.12.2010 r.
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, iż w ZGKiM w Knyszynie zachowane są zasady ustalone w procedurach kontroli wewnętrznej. Dokonywana jest wstępna kontrola celowości zaciąganych zobowiązań i dokonywania wydatków. Dowody księgowe stanowiące podstawę do dokonania wydatków są opisane w sposób szczegółowy, pozwalający na przyporządkowanie kosztów do poszczególnych działalności oraz grup kosztów. Osoby dokonujące kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym potwierdziły to swoim podpisem. Następnie sprawdzone dowody księgowe zatwierdzał kierownik ZGKiM lub jego zastępca.
Natomiast bardzo duży niepokój budzą kwoty należności wynikające z niniejszego protokołu kontroli. Należy dołożyć najwyższej staranności, aby kwoty tych należności zostały uregulowane.
Na tym protokół zakończono.
Knyszyn, 17.06.2011 r.
Podpisy osób kontrolujących:
1. Robert Kondrakiewicz ……………………………………..,
2. Barbara Płońska ……………………………………..,
Przedstawiciel jednostki kontrolowanej:
1. Jan Edward Romanowicz ……………………………………..,
Metryka strony
