Zarządzenie nr 196/13

Burmistrza Knyszyna

z dnia 15 kwietnia 2013 r.

          w sprawie wskazania sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych, wskazania koordynatora czynności kancelaryjnych oraz określenia listy rodzajów przesyłek, które nie są otwierane w sekretariacie Urzędu Miejskiego w Knyszynie.

Na podstawie § 1 ust. 3, § 2 ust. 2 i § 16 ust. 2 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadzam do stosowania w Urzędzie Miejskim w Knyszynie czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw.

§ 2. Wyznaczam koordynatora czynności kancelaryjnych w osobie Pani Doroty Purzeckiej – Inspektora, wykonującego czynności archiwisty zakładowego, do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw.

§ 3. 1. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki przeznaczone dla Urzędu Miejskiego w Knyszynie z wyłączeniem:

1) o klauzuli „poufne” i „zastrzeżone” (zakaz dotyczy drugiej, wewnętrznej koperty), którą za pokwitowaniem przekazuje Kancelarii Tajnej,

2) adresowanych do poszczególnych pracowników, które mogą być dodatkowo oznaczone stosownym zastrzeżeniem (np. „do rąk własnych”, „w sekretariacie nie otwierać, itp.),

3) pieniężnych i wartościowych,

4) ofert przetargowych,

5) ofert w konkursach ogłoszonych przez Burmistrza Knyszyna,

6) ofert kandydatów w naborze na stanowiska pracy,

2. Po otwarciu przesyłki sekretariat sprawdza czy:

1) do pisma dołączona jest podana liczba załączników,

2) wewnątrz znajdują się wszystkie pisma, których znaki umieszczone zostały na kopercie lub opakowaniu.

3. Brak załączników należy odnotować na piśmie przewodnim. Jeśli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego, należy dokonać odpowiedniej adnotacji na kopercie lub opakowaniu.

§ 4. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.

§ 5. Traci moc Zarządzenie Nr 41/2011 Burmistrza Knyszyna z dnia 27 maja 2011 r. w wskazania sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych, wskazania koordynatora czynności kancelaryjnych oraz określenia listy rodzajów przesyłek, które nie są otwierane w sekretariacie Urzędu Miejskiego w Knyszynie.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.